Privacidade e Dados
Objetivo
O objetivo desta seção é descrever brevemente as melhores práticas nos fundamentos de privacidade para projetos de dados ou partes de um projeto que possam conter dados.
O que não é: Este documento não é uma lista de verificação para como os clientes ou leitores devem lidar com dados em seu ambiente e não substitui as políticas da Microsoft ou dos clientes para o tratamento de dados, proteção de dados e segurança da informação.
Introdução
A Microsoft baseia-se na confiança. Nossos clientes confiam na ISE para aderir aos mais altos padrões ao lidar com seus dados. Proteger os dados de nossos clientes é uma responsabilidade conjunta entre a Microsoft e os clientes; ambos têm a responsabilidade de ajudar os projetos a seguir as diretrizes descritas nesta página.
Os desenvolvedores que trabalham em projetos da ISE devem implementar as melhores práticas e orientações sobre o manuseio de dados ao longo das fases do projeto. Esta página não tem a intenção de sugerir como os clientes devem lidar com dados em seu ambiente. Ela não substitui:
- Política de Segurança da Informação da Microsoft
- Adendo de Proteção de Dados Limitados
- Adendo de Proteção de Dados de Serviços Profissionais
Os 5 W’s do tratamento de dados
Ao trabalhar em um projeto, é importante abordar os seguintes 5 W:
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Quem - tem acesso aos dados e com quem compartilharemos os dados e/ou modelos desenvolvidos com esses dados?
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O que - dados são compartilhados conosco e com quais expectativas e entendimento. Os clientes precisam ser explícitos sobre como os dados que compartilham se aplicam ao esforço geral. O entendimento não deve ser vago, e não devemos ter acesso a um amplo conjunto de dados se isso não for necessário.
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Onde - os dados serão armazenados e sob que jurisdição legal esses dados estarão sujeitos. Isso é especialmente importante em países como a Alemanha, onde diferentes leis de privacidade se aplicam, mas também é importante quando se trata de responder a intimações legais para os dados.
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Quando - o acesso aos dados será fornecido e por quanto tempo? É importante não deixar o acesso aos dados indefinidamente após o término do projeto e definir antecipadamente as políticas de retenção de dados.
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Por que - você deu acesso aos dados? Isso é particularmente importante para esclarecer o propósito e quaisquer restrições de uso além do propósito pretendido.
Por favor, use as diretrizes acima para garantir que os dados sejam usados apenas para os fins pretendidos e, assim, conquistar a confiança. É importante estar ciente das melhores práticas de tratamento de dados e garantir a clareza necessária para aderir aos 5 W’s acima.
Tratamento de dados em engajamentos da ISE
Os dados nunca devem sair dos ambientes controlados pelo cliente, e contratados ou outros membros no engajamento nunca devem ter acesso a conjuntos completos de dados do cliente, mas devem usar conjuntos de dados limitados do cliente usando as abordagens priorizadas a seguir:
- Contratados ou parceiros de engajamento não trabalham diretamente com dados de produção, os dados serão copiados antes do processamento de acordo com as diretrizes abaixo.
- Sempre aplique os princípios de minimização de dados para minimizar o alcance de erros, trabalhe apenas com o conjunto de dados mínimo necessário para alcançar os objetivos.
- Gere dados sintéticos para dar suporte ao trabalho do engajamento. Se dados sintéticos não forem possíveis para alcançar os objetivos do projeto, solicite dados anonimizados nos quais a probabilidade de identificar indivíduos únicos seja mínima.
- Selecione um conjunto de dados limitado e adequado, mais uma vez, siga os Princípios de Minimização de Dados e tente trabalhar com o menor número possível de linhas para alcançar os objetivos.
Antes de começar a trabalhar com dados, certifique-se de que os patches do sistema operacional estejam atualizados e as permissões estejam corretamente definidas sem acesso aberto à internet.
Os desenvolvedores que trabalham em projetos da ISE trabalharão com nossos clientes para definir os dados necessários para cada engajamento.
Se houver necessidade de acessar dados de produção, a ISE precisa revisar a necessidade com seu líder e trabalhar com o cliente para colocar auditorias em vigor para verificar quais dados foram acessados.
Os dados de produção só devem ser compartilhados com membros aprovados da equipe de engajamento e não devem ser processados/transmitidos fora do ambiente controlado pelo cliente.
Os clientes devem fornecer à ISE uma cópia dos dados solicitados em um local gerenciado pelo cliente. O cliente deve considerar ativar qualquer capacidade de registro para que possam identificar claramente quem tem acesso e o que é feito com esse acesso. A ISE deve notificar o cliente quando terminar com os dados e sugerir que o cliente destrua as cópias dos dados se não forem mais necessárias.
Nossos princípios orientadores ao lidar com dados em um engajamento
- Nunca acesse diretamente dados de produção.
- Declare explicitamente o propósito pretendido dos dados que podem ser usados no engajamento.
- Compartilhe apenas cópias dos dados de produção com os membros aprovados da equipe de engajamento.
- Toda a equipe deve trabalhar em conjunto para garantir que não haja cópias inativas de dados. Quando os dados não forem mais necessários, a equipe deve trabalhar prontamente para limpar as cópias de dados do engajamento.
- Não envie cópias dos dados de produção fora do ambiente controlado pelo cliente.
- Use apenas o subconjunto mínimo de dados necessário para o propósito do engajamento.
Perguntas a considerar ao trabalhar com dados
- Que dados precisamos?
- Qual é a base legal para o processamento desses dados?
- Se somos o processador com base na obrigação contratual, qual é nossa responsabilidade listada no contrato?
- O contrato precisa ser alterado?
- Como podemos conter a proliferação de dados?
- Quais controles de segurança estão em vigor para proteger esses dados?
- Qual é o protocolo de violação de dados?
- Como esses dados beneficiam o titular dos dados?
- Qual é a vida útil desses dados?
- Precisamos manter esses dados vinculados a um titular de dados?
- Podemos transformar esses dados em dados Não em Posição de Identificar (NPI) para uso posterior?
- Como o sistema está arquitetado para que os direitos do titular dos dados possam ser cumpridos? (por exemplo, manualmente, automaticamente)
- Se dados pessoais estiverem envolvidos, envolveu as equipes de privacidade e jurídica para este projeto?
Resumo
É importante apenas trazer dados que são necessários para o problema em questão, quando isso é colocado em prática, descobrimos que só mantemos dados adequados, relevantes e limitados ao que é necessário em relação aos fins para os quais são processados. Isso é particularmente importante para dados pessoais. Uma vez que você tenha dados pessoais, muitas regras e regulamentos se aplicam, alguns exemplos desses podem ser HIPAA, GDPR, CCPA. O cliente deve estar ciente e destacar quais regulamentos se aplicam aos seus dados. Além disso, os sete princípios do design de privacidade devem ser revisados e considerados ao lidar com qualquer tipo de dado sensível.